مسئولین پذیرش امور مربوط به سازمان‌ها و ارگان‌ها را در جایگاه منشی شرکت مدیریت می‌کنند. آنها امور اجرایی از قبیل خوشامدگویی به بازدیدکنندگان و پاسخ به تماس‌های تلفنی را انجام می‌دهند. از آنجایی که مسئول پذیرش غالبا اولین فرد در برخورد با بازدیدکنندگان است، وظیفه دارد بهترین رفتار را ارائه دهد. مسئولین پذیرش با محدودکردن دسترسی بازدیدکنندگان یا اطلاع‌رسانی به تیم امنیتی درباره حوادث احتمالی در (برقراری) امنیت نقش دارند. همچنین در اکثر سازمان‌ها، مسئولین پذیرش ممکن است ارتباطات را به وسیله هدایت تماس‌ها، نگهداری از تقویم‌های داخلی و کمک به بازدیدکنندگان در رسیدن به مقصد خود، مدیریت نمایند.
معرفی شغل مسئول پذیرش: شرح وظایف مسئول پذیرش
مسئولیت‌ها و وظایف مازاد شغل مسئول پذیرش شامل:
- تنظیم قرار ملاقات و جلسات
- احترام گذاشتن به مراجعین و بازدیدکنندگان و برقراری ارتباط مناسب با آنها
- وارد کردن اطلاعات مربوط به مشتری یا قرار ملاقات در پایگاه داده شرکت
- مدیریت اسناد و سوابق
- مدیریت مکاتبات متنی و تماس‌های تلفنی
- ایجاد و مدیریت سیستمهای تشکیل پرونده
- مرتب کردن ترتیبات سفر
- توضیحات شغل
پاسخ به سوالات و کسب اطلاعات برای عموم، مشتریان، گردشگران، و سایر افراد علاقه مند. ارایه اطلاعات در مورد فعالیت ها و خدمات نهادها، آدرس وزارتخانه ها، ادارات، و کارکنان یک سازمان.
دانش ها :
– خدمات مشتریان و پرسنل : دانش اصول و فرایندهای خدمت رسانی به مشتریان و پرسنل؛ شامل ارزیابی و سنجش نیاز مشتری، شناخت و بکارگیری استانداردهای کیفیت – در خدمات و ارزیابی رضایت مشتری.
– امور دفتری : شامل دانش رویه ها و سیستم های اداری و مدیریتی مانند کار با نرم افزارهای واژه پردازی ، کار با پرونده ها و سوابق، تندنویسی و نسخه برداری، طراحی فرمها و آشنایی با ادبیات اداری.
– زبان فارسی : شناخت ساختار و محتوای زبان فارسی، از جمله معانی و املای واژگان و قواعد ترکیب و دستور زبان
– کامپیوتر و الکترونیک : شامل دانش تخته مدارها، پردازشگرها، تراشه ها، وسایل الکترونیکی، سخت افزار و نرم افزار، مشتمل بر برنامه های کاربردی و برنامه نویسی.
– ارتباطات راه دور : شامل شناخت فنون و روشهای انتشار و پخش، سوئیچینگ، کنترل و بهره برداری از سیستمهای ارتباط راه دور است.
مهارت ها :
– سخن ورزی : سخن گفتن با دیگران برای انتقال کارآمد اطلاعات.
– گوش دادن فعالانه : توجه کامل به آنچه که مردم می گویند، وقت گذاشتن برای درک نکات مطرح شده، پرسیدن سوالات مناسب، قطع نکردن سخن دیگران در زمان نامناسب.
– جهت دهی به خدمات : جستجوی فعال روشهای کمک به مردم
– فهم مکتوبات : درک جملات و پاراگراف های نوشته شده در گزارش های مرتبط با کار
– هماهنگی : تنظیم اقدامات خود به فراخور فعالیت های دیگران
– درک اجتماعی : آگاه بودن از واکنش های دیگران و فهمیدن اینکه چرا چنین عکس العمل هایی را نشان می دهند.
توانمندی ها :
– بیان شفاهی : توانایی انتقال اطلاعات و نظرات در گفتگوها به گونه ای که دیگران بتوانند آنها را درک کنند.
– درک شفاهی : توانایی شنیدن و فهم اطلاعات و نظرات گوینده از خلال واژه ها و جملات
– تشخیص گفتار : توانایی تشخیص و درک گفتار دیگران
– بیان واضح : توانایی واضح صحبت کردن به گونه ای که دیگران بتوانند آن را بفهمند.
– درک نوشتاری : توانایی خواندن و درک اطلاعات و نظرات مکتوب.
– دید نزدیک : توانایی دیدن جزئیات از نزدیک (در چند قدمی)
فعالیتهای حرفه :
– ایجاد ارتباط با سرپرست، همقطاران یا زیردستان : تأمین اطلاعات برای زیردستان، همکاران و سرپرستان از طریق تلفن، گزارش ها و فرم های نوشتاری، پست الکترونیکی یا ارتباط فردی
– ایجاد و حفظ ارتباطات بین پرسنلی : توسعه و گسترش ارتباطات کاری سازنده و همکوشانه با دیگران و حفظ این ارتباطات در طی زمان
– کسب اطلاعات : مشاهده، دریافت یا هر روش دیگر کسب اطلاعات از تمام منابع اطلاعاتی مناسب
– تعامل با کامپیوترها : استفاده از کامپیوترها و سیستمهای کامپیوتری (شامل سخت افزارها و نرم افزارها) برای اجرای برنامه ها، نوشتن نرم افزارها، ورود داده ها، نصب کاربری ها یا فراوری اطلاعات
– انجام فعالیت های اداری : انجام وظایف اداری روزانه مانند حفظ فایل های اطلاعاتی و پردازش مدارک کاری
– کارکردن در ارتباط مستقیم با عموم مردم : انجام امور برای مردم یا ارتباط و تماس مستقیم با عموم. این موضوع شامل خدمت به – – مشتریان در رستوران ها و فروشگاهها و یا دریافت سفارش یا مهمان نیز می شود
شرح کار :
– تلفن : در شغل تا چه حد باید مکالمات تلفنی صورت بگیرد؟
– تماس با دیگران : این شغل تا چه اندازه نیازمند تماس داشتن (تماس رودررو، تلفنی یا روشهای دیگر) با دیگران است؟
– مذاکرات رودررو : این شغل تا چه حد نیازمند مذاکره رودررو یا گروهی با مردم است؟
– صرف زمان برای نشستن : شغل تا چه اندازه نیازمند نشستن است؟
– ارتباط با مشتریان بیرونی : میزان اهمیت رابطه ی خوب با مشتریان یا عموم مردم در این شغل چقدر است؟
– اهمیت صحیح و دقیق بودن : دقت بالا و صحت زیاد در انجام شغل تا چه اندازه مهم است؟
دیدگاهتان را بنویسید